¿Cuáles son los principales problemas que se presentan en las empresas colombianas cuando se calcula la nómina de forma manual?

 

¿Sabías que, según un informe de PayrollOrg (entidad referente en educación de nómina a nivel global) publicado en diciembre de 2023, los errores anuales al calcular la nómina de una empresa de forma manual oscilan entre el 1% y el 8% del total de las transacciones? Este margen de error, a menudo, suele terminar en problemas costosos para las empresas, tanto en términos de dinero como en pérdidas de tiempo y fallas en los procesos administrativos.

La gestión de la nómina es un proceso crucial para cualquier empresa, ya que involucra el cálculo y pago preciso de los salarios, beneficios y deducciones de los empleados. Si bien la gestión manual de la nómina puede ser factible para empresas pequeñas, a medida que la empresa crece y la complejidad de las operaciones aumenta, este enfoque puede volverse ineficiente, propenso a errores y representar un riesgo significativo para la organización.

Por ello, en este artículo hablaremos sobre los principales problemas que se presentan con la gestión manual de la nómina y cómo un software especializado de liquidación de nómina, como el plan premium de minomina.com, puede ayudar a prevenirlos y optimizar este proceso fundamental.

Principales riesgos de la gestión manual de la nómina:

1. Errores humanos: La entrada manual de datos es propensa a errores, lo que puede llevar a cálculos incorrectos de salarios, deducciones, impuestos y beneficios. Estos errores pueden generar diferencias en los pagos, generar mal los reportes de pago y ocasionar problemas legales para la empresa.
2. Incumplimiento normativo: Las leyes laborales y fiscales cambian constantemente. La gestión manual de la nómina puede dificultar el cumplimiento de todas las regulaciones pertinentes, lo que podría exponer a la empresa a multas y sanciones por incumplimiento.
3. Ineficiencia: La gestión manual de la nómina consume mucho tiempo y es propensa a retrasos, especialmente a medida que la empresa crece, el número de empleados aumenta y las novedades también. Esto puede afectar la productividad general del equipo de recursos humanos y retrasar el tiempo de desarrollo de otras tareas importantes.
4. Falta de seguridad de datos: El manejo de información sensible de los empleados, como salarios, préstamos, bonificaciones, beneficios, de forma manual o en hojas de cálculo, puede aumentar el riesgo de pérdida o robo de datos. Esto podría tener graves consecuencias legales y dañar la reputación de la empresa.
5. Dificultad para realizar análisis: La falta de herramientas automatizadas dificulta la generación de informes y análisis detallados sobre la nómina y los costos laborales. Esto puede obstaculizar la toma de decisiones estratégicas relacionadas con la gestión del personal y los recursos financieros.
6. Replicación manual de datos en la PILA: La necesidad de ingresar manualmente los datos de la nómina en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) añade un proceso adicional que aumenta la posibilidad de errores y problemas. Esto puede conducir a errores de transcripción, omisiones o inconsistencias entre la información de la nómina y la PILA.

Errores que se presentan con frecuencia en empresas y negocios de todos los tamaños que optan por generar sus nóminas de forma manual en hojas de Excel o en plantillas que están predeterminadas y dan paso así a fallos en salarios, novedades, aportes, etc. Una de las soluciones que más recomiendan expertos es el uso de plataformas y software especializados que automaticen los procesos y registren novedades fácilmente.

Minomina plan Premium: La solución integral para la gestión de la nómina

minomina.com, con su nuevo plan Premium, ha integrado dentro de sus seis funcionalidades un liquidador de nómina muy completo que ofrece una solución integral para automatizar y optimizar la gestión de la nómina, minimizando los riesgos asociados con el procesamiento manual. Sus principales características incluyen:

• Liquidador de nómina: minomina plan Premium automatiza el cálculo de salarios, provisiones, deducciones, impuestos, beneficios y otros componentes de la nómina, lo que reduce significativamente la posibilidad de errores humanos y garantiza la precisión de los pagos.
• Integración contable: Genera movimientos contables listos para cargar en tu software de contabilidad.
• Liquidación de prestaciones sociales: Incluye cálculos de cesantías e intereses, primas y bonificaciones de manera sencilla y eficiente.
• Informes detallados: Emite informes y reportes precisos relacionados con la nómina de cualquier periodo.
• Afiliaciones a seguridad social: Realiza todas las afiliaciones de tus empleados con Minomina Plan Premium: fondo de pensiones, EPS, ARL, caja de compensación familiar, administradora de riesgos laborales. También permite la inclusión de beneficiarios del trabajador y la consulta y descarga de certificados de afiliación.
• Cumplimiento normativo constante: Actualizaciones constantes con las últimas leyes y normativas laborales y fiscales, asegurando que la empresa siempre cumpla con las regulaciones pertinentes y evitando sanciones por incumplimiento.
• Creación y liquidación de contratos: minomina Plan Premium te facilita la liquidación de empleados al término de contratos de manera clara y ágil.

Ante los retos y desafíos que implica la gestión de la nómina y los recursos humanos en las empresas colombianas, el plan premium de minomina.com emerge como una solución integral que facilita los procesos del área, como la liquidación de nómina y posterior emisión a la DIAN en tan solo minutos.

El plan premium de minomina.com ya está disponible para todo el público y puede acceder a él acá: 

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